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货代操作流程(上)

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整箱货(非危险品)海运出口流程大概流程如下:

揽货→询价→订舱→接受托运申请→订舱确认→排载→发放空箱→装箱→进场→边检→申报→报检→报关→配载(装船计划)→审提单→船东确认费用→预借购付汇联→缴交一切费用→签单→向货主催款→货主确认并支付钱款→开具商业发票→放单/做电放/做SEAWAYBILL

(一)揽货→询价→订舱→接受托运申请→订舱确认

一、业务员揽货,接受货主询价揽货期间应向询价货主问明一些类别信息,如:1、 发货人2、 收货人 3、 通知人 4、 品名(中英文)5、 目的港、中转港6、 柜型柜量,超重柜特殊说明(如为特种柜,则需详细的货物尺寸,长*宽*高,毛重,体积等,有时还需要更为详细的货物装柜次序,及摆放示意图。)各项型最大体积为:( 长*宽*高 ) 可装体积, 可装重量 1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38 1×45’GP=86CBM (注:GP general purpose 普通箱;CBM cubic metre 立方米;MT metric ton 公吨 ;HC high cubic 高箱)7、 危险品、冷冻货特殊说明8、 装运期限(是否有信用证要求)9、 配载要求(出船证等)10、货物交运日期以及交运方式11、运费结算方式(预付、到付金额),是否第三地付款12、是否指定船东13、是否有要求申请目的港N天免柜期, 14、提单签发时是MB/L还是HB/L,是否第三地签单。

二、航线主管根据业务员所述要求向船公司询价,争取申请更低的价格,以供货主选择。(Ⅰ)若直接与船东订舱,则应注意以下几点:1、 该船东是否有接至货主所述之目的港2、 是否可以接超重柜3、 是直航船还是中转船,在哪里中转4、 几天可到达目的港5、 该航次挂靠什么码头(厦门的海天、象屿、国贸,岛外的国际货柜,嵩屿,海润,)6、 该航次舱位是否紧张,是否可以保证舱位(Ⅱ)若为指定船东,在必要时(如运价更低廉)可以通过第二家货代进行订舱,但是除注意的几点与船东相同外,还应在订舱前确认以下几个方面:1、 在出提单时,是否要改SHIPPER或其他资料;2、 在货主有要求的情况下,是否可以申请N天目的港免柜期;3、提单签发时是MB/L还是HB/L;4、是否可以保证舱位。

(以上仅适用于海运费预付FREIGHT PREPAID)

三、航线主管与船东/货代谈妥运价,且货主接受业务员报价后,签署出口货物代理委托书S/O(订舱单),业务员便可订舱,至文件部门打印一份无格式的托运单,并在上面标注明船期、运费、柜型柜量、及货主的特殊要求、我司订舱人电话,传真等。托运单传毕后,便可向船东催传订舱确认。

同时,业务员填写完整的公司业务封皮,并标注清楚各项费用的成本数额拖车公司,报关行及其电话传真。

四、航线主管取得船东回复的订舱确认后,在封皮上补上提单号、船名航次,交由OP操作

五、突发情况的处理方法1、由于货主原因要求更换到下一航次将原先订舱的确认回传通知船东退载该票,并重新订下一航次的舱位,若运价有所变动应及时告知业务员,与货主协商。2、货主要求申请目的港10~14天免柜期与船东联系,确定可以申请到免柜期的具体天数N,并出具一份申请目的港N天免柜期的申请书(加盖提单上SHIPPER公章),FAX给船东。再由其向目的港申请,直到确认。3、非危说明如若货物品名为化学物品,但是非危险品,而船东有要求说明,则需出具非危险品说明, 加盖提单上SHIPPER公章。4、提柜后,船东换船或货主要求换船凭原订舱确认向船东退载,重新订舱,取得新订舱确认,并向船东出具一份套柜申请,加盖货代公章。注明原资料的船名航次(MV。)、提单号(OB/L)、启运港/目的港(POL/POD)、集装箱号/柜型(CNTR#)需套柜至新船名航次、新提单号。

(二)排载→发放空箱→装箱→进场→边检

一、排载

1、OP根据货主提供的资料刷出集装箱货物托运单(排载单),排载单共九联:

第一联:货主留底

第二联:船代留底 (加盖订舱货代业务章 打上货主船代处的代码)

第三联:运费通知

第四联:运费通知

第五联:提箱申请书 (加盖订舱货代业务章)

第六联:装箱单、场站收据副本 (货柜进码头后盖码头进场章)

第六联附页:缴纳出口货物港务费申请书 (注明场装或拖装的费用,以便向货主收款及财务对帐)

第七联:场站收据副本、大副联

第八联:场站收据

第九联:货代留底 (加盖订舱货代业务章)

2、若所出口的货物为食品类,在打印排载单的同时,打印一张已加盖码头进场章的排载单第六联,填上进场日期,传真给报关行以供换取通关单。

3、订舱确认 

取排载单2~9联和订舱确认交由外勤至各船代处进行排载

排载后船代收取第2联,并在第5、6、7、8联上加盖排载单证章。

◆另外 

A、中远海网上订舱,与船东口头确认运价后,在中远海网站上登陆公司用户名及密码后,录入托单内容等,并在附加说明中标注订舱人员的电话,传真及“预借6、7、8联”字样。发送后,会先经过审核后才会配船,配船后就可以直接打印已确认的订舱单,不必排载。

B、SITC的订舱操作则更有所不同:

▲ 日本线 可以根据SITC的SALES给我司的提单号编排方式编提单号,并依照船期表上的船名航次缮制托运单及排载单1~9联,不需要SITC的订舱确认即可排载。但需将排载单1联FAX至SITC,以示订舱,若舱位紧张,则SITC会另行通知。

▲其他航线 若船舶非SITC的,则SITC会传来订舱确认,应至支线船东处排载。若为SITC的船舶,则直接排载!

二、提取空箱装货 进场 边检

Ⅰ、拖装

①排载单第五联(加盖订舱货代业务章) 

②订舱确认 

①+② 从船代处取得

③装箱单(冻柜要二张装箱单/柜,要注明温度及冻柜标字"12F)海沧码头免装箱单 

④拖柜交接单,注明拖柜时间、地点、联系人、电话 (若SHIPPER有特殊要求如车架一定要20架,装食品的需做柜检,木制品需做熏蒸等等,也应一并告知。)

⑤设备交接单 后至指定堆场提柜

依据④至货主指定地装货,货柜到达后,由货主自行装柜,封好封签后,再由拖车公司凭③+⑤拖柜进码头

⑥六联附页 留底作为港务费结算联

** OP跟踪拖柜情况,取得柜号和封签,并与船东货主核对,特别是一家货主同出好几票货时一定要和货主核对正确。另外在货柜进场后,还可以登陆码头的门户网站查询船东、柜型、封签等。

Ⅱ、场装

①事先通知堆场安排场装计划,与货主确定场装时间,传真一份进仓图给货主(附上OP的电话传真)

②取得设备交接单

③货主将货物运至堆场前,堆场应将柜子吊好

④填写场装计划,注明装柜时间、联系人、电话 (若SHIPPER有特殊要求如车架一定要20架,装食品的需做柜检、木制品需做熏蒸等等,也应一并告知。)

⑤若场装完毕,应向货主求证是否已将货物装满可以将货柜拖进码头。

⑥若货柜可进场,取得柜号和封签并与码头核对。

Ⅲ、货柜进场后,安排外勤至码头盖进场章(盖排载单第6联上)。

三、边检

1、 若所排船舶是直行美国、日本、韩国、台湾的均需在开航前两天内填写边检单至边检查站,放行后连同已放行的6、7、8联送至码头。

2、 若边检查验(与海关差不多做法一样),但若是场装的可至堆场找理货盖章,再去边防站放行。

四、对集装箱的特殊要求

1、柜检柜(一般出口货物为食品类才需要),应尽早通知协检员预计拖装或者场装的时间,传真排载单以便安排柜检计划。柜检大约需要半个工作日, 协检员填写 (包括以下有效内容:报检编号、箱号、规格、温度、检验评定、协检员签章、检验员签章,并加盖货代公章)向商检局提出申请,至指定堆场自检合格的集装箱处进行集装箱适载检验。检验合格后,由商检局出具中华人民共和国出入境检验检疫集装箱检验检疫合格单(简称柜检单),其中正本交给报关行以供换取通关单,副本上加盖“本联供产地检验检疫机构查验集装箱和存档之用”,由业务员交还货主。协检员在一编号内的柜检单发放完毕后,填写出境集装箱装载货物登记表后,审核盖章送商检局核销。 

2、若货物为运往欧洲等国家的木制品或货物所使用的是木质托盘、木制包装,则应经过熏蒸,这是目的港的要求。熏蒸前,先确定货主的货物是否备齐,提前拖柜或场装准备熏蒸。

所需熏蒸材料有: 

①输欧货物木质包装材料声明(公章)

②报检委托书(公章)

③一份由货主出具的委托报检保函(公章)

④货物发票(公章)

⑤货物装箱清单(公章)

⑥如果由于天气原因,货物的外包装被淋湿,可能导致标识加盖不清,又因交货时间紧迫,需在规定时间内加盖标识并熏蒸,故出具一份保函以备熏蒸。

* 材料交给报关行后,由报关行向商检局预约熏蒸。熏蒸时间为24小时,熏蒸后取得由商检局印发的熏蒸证书。由于熏蒸时间较长,放气后方可进场、申报、报关,故应提前作安排。

五、突发情况的处理方法

1、建立客户代码申请书

若货主在船代处无客户代码,则填写建立客户代码申请书,加盖排载单上SHIPPER公章,至船代处申请添加代码即可。

2、排载后货主更改柜型柜量

更改船名、航次、提单号、箱主、箱型、尺寸、用箱数量等,先到出口排载部门更改确认后到箱管部办理相应更改手续。更改提箱和回箱地点,直接到箱管部办理。

3、退载

⑴ 一切排载后的货物都产生¥50的订舱费需支付。

⑵ 领取设备交接单后未到堆场提箱,因故退载,需持全套设备交接单到船代办理退载

⑶ 货物因故退载而提柜后重箱尚未进入码头,持设备交接单的进场联到船代处办理退载手续,并及时将所提空箱返回指定堆场。退载后的空箱未经许可,不可擅自改用他票出口或擅自截留(改用他票需出具套柜保函)。否则,由此引起的错用箱、损失和相关费用将由责任方承担。

4、在提柜时,没有拖车拖柜

⑴ 先与货主取得联系,是否可以将拖装时间稍做推迟

⑵ 若时间急迫,则临时安排另一家拖车公司前去拖柜延迟进场

5、拖车至堆场提柜时,堆场却没有需要的货柜

A、马上与船东联系,询问其他堆场是否还有该船东的货柜

B、至船代处更改设备交接单(正常上班时间)

C、若非正常上班时间拖柜:

①船东确认货柜所在堆场后,出具一份借柜确认

②借柜货代填写借柜保函,加盖货代章。(显示柜型柜量和船东)若为冻柜,则还应描述通风口和温度;若为柜检柜,则直接调用已柜检合格的集装箱。

6、提柜后,由于货物无法备齐,货主要求推迟一个航次

已经提柜后而推迟出口时间,应根据船公司的船期用箱时间表,合理安排用箱时间若超过船公司提供的免费用箱期限,将依照有关规定征收集装箱超期使用费。

7、因货主原因来不及按时进场,申请延迟进场

及时与船东联系,并告知预计进场时间,船东向海关监管的码头申请,并附上延迟进场申请注明船名、航次、提单号、箱号、卸货港、交货地点等(加盖货代章)。